Planeación estratégica para proyectos sociales

Me gusta pensar que el Area Metropolitana de Guadalajara atraviesa por un punto de efervescencia en cuanto a proyectos culturales y sociales, seguro no es la primera vez en su historia que existe esta efervescencia, pero posiblemente sí sea mayor el alcance y/o visibilidad de dichos proyectos gracias a las plataformas digitales y el acceso de información, además de los apoyos que existen para impulsarlos.

El sábado pasado se llevó a cabo el taller Planeación estratégica para proyectos sociales en Jalisco en Casa Teodora, con la intención de proporcionar herramientas que faciliten la estructuración y planeación de proyectos sociales a corto, mediano y largo plazo, como parte del programa Invernadero impulsado por Fondo Germina, que consiste en un ciclo de talleres y capacitaciones dirigidos a organizaciones de la sociedad civil y activistas como una apuesta para fortalecer las ideas que existen en la comunidad y concretarlas en líneas de acción, a través del acompañamiento, aprendizaje y experimentación.

En esta primera edición participaron 20 personas con proyectos diferentes, lo que hizo que fuera un taller diverso y rico en la información que se compartió dentro de la sesión. Muchos de los participantes se registraron con la intención de meter su proyecto a alguna convocatoria.

Es importante tomar en cuenta que cuando un proyecto aplica a una beca o subsidio no sólo se toma en cuenta qué tan noble es la causa, un punto fundamental es la viabilidad, ya que muchas veces los apoyos se ofrecen como capital semilla para impulsar la primera etapa del proyecto, con la intención de que se vuelva autosuficiente. Por lo que la estructura del proyecto se vuelve un punto clave para la planeación estratégica y la autonomía de un proyecto. A continuación les compartimos algunos puntos importantes que pueden ser útiles a la hora de estructurar un proyecto:

Una de las bases es tener claro que las palabras muchas veces están sujetas a interpretación del lector, no siempre podemos estar ahí para explicar el proyecto, por lo que es recomendable que cuando estructuramos un proyecto agreguemos un glosario o dentro de la misma descripción del proyecto se describamos las palabras clave. Un ejemplo puede ser la palabra “vulnerabilidad” que muchos proyectos mencionan o “intervención social”, donde es buena idea que el autor se tome unos párrafos del texto para explicar lo que se interpreta como “vulnerabilidad” o “intervención social”, para reducir el margen de interpretación que el lector pueda tener.

Otro punto importante es la correcta segmentación de beneficiarios directos del proyecto o público meta. Muchas veces las personas mencionan que el proyecto va dirigido: “Al púbico en general”, “a mujeres embarazadas”, “a estudiantes universitarios”, o el terrible “para todos”. Este tipo de respuestas lo que dan a entender es que el autor no conoce a su público o no se ha dado el tiempo de pensar quiénes van a ser sus beneficiarios directos, por lo que es recomendable describirlo lo más posible. No necesariamente debe ser por Nivel Socioeconómico (NSE) como nos dice el AMAI, se puede hacer por población o por hábitos y consumos, tratando de ser lo más específico posible, por ejemplo, no digamos que el proyecto es para toda el Área Metropolitana de Guadalajara, mejor seamos más específicos y mencionemos la zona de la ciudad incidimos (colonia, polígono, coto, etc.).

Uno de los temas en el que más nos estacionamos fue el identificar las diferentes áreas que componen el proyecto. Muchas veces tenemos el proyecto en nuestra cabeza como un nudo que nos desespera. Mi recomendación es pensar el proyecto como una gran cajonera, donde cada cajón contiene determinada información, esto para pensar el proyecto por partes y no mezclar la información de cada uno de los cajones, donde cada cajón es un área. Si uso como ejemplo mi proyecto, Cardumen, un cajón puede ser la parte administrativa, otro cajón los proyectos que generan ingresos, otro cajón puede ser colaboraciones con otras institciones y/o dependencias, y cada una de esas áreas va a tener su propio proceso.

Sugiero desmenuzar el proyecto por salud mental, para no saturarnos de información. Cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa. El ejercicio que hicimos fue dibujar lo que llamo piñata: es un círculo en el centro de la hoja que representa el proyecto general y se este se desprenden otros círculos con las diferentes áreas del proyecto. Cada proyecto es diferente y tendrá el número de círculos que necesite. Así es más fácil (para mi, porque soy muy visual) agrupar la información y dar seguimiento adecuado. En este punto es importante identificar los procesos de cada área.

Dentro de esta etapa de planeación mi sugerencia para los proyectos es que se tomen un tiempo para detectar sus necesidades clave por área, es decir, cuáles son los recursos que necesitan, que muchas veces no es dinero, sino otro tipo de necesidades que se pueden resolver con alianzas estratégicas. Una vez que se detectan las necesidades, se puede determinar la estrategia más adecuada para diseñar el plan de procuración de fondos.

Por supuesto que existen muchas figuras para fondear un proyecto, nosotros detectamos cinco que enumero a continuación:

• Patrocinador: nos puede dar efectivo o apoyo en especie, involucrar un patrocinador siempre implica impacto en el presupuesto. Lo que buscan por lo general es visibilidad o exposición de la marca. Lo que tenemos que cuidar es que nos aporte algo que sí necesitamos, no algo que nos implique costos adicionales o que no esté dentro de las necesidades del proyecto. Un ejemplo sería si nos quieren dar una alpaca bebé para un proyecto de cine al aire libre ¿para qué queremos una alpaca bebé? ¿dónde vamos a ponerla? Por eso es importante detectar las necesidades del proyecto antes de ejecutar cualqueir estrategia de procuración de fondos.
• Aliado estratégico: no necesariamente impacta nuestro presupuesto, es un agente que beneficia al proyecto dentro de algún otro capital, puede ser que legitime el proyecto por validarlo al tener su logo. Por ejemplo contar con el logo de ayuntamiento o de alguna organización internacional que apoye o respalde al proyecto.
• Socio: es una figura que es parte del proyecto, no sólo aporta recursos, sino que tiene injerencia sobre el proyecto y las decisiones que se toman, a diferencia de un
• Inversionista: inyecta capital buscando un retorno de inversión, generalmente con intereses, donde van a recuperar su inversión más un porcentaje de ganancia.
• Donativos: es una de las figuras más sencillas, lo complicado es que para recibir donativos debes ser donataria autorizada y tener la capacidad de expedir recibos de donativo, que es lo que buscan los donadores.

Esas fueron las 5 figuras que comentamos, por supuesto que existen más, una que se utiliza con mucha frecuencia son las plataformas de crowdfunding. Por supuesto que el elegir una no implica que ese sea tu única fuente de ingresos, por eso se habla de estrategias de fondeo, donde dependiendo de la naturaleza del proyecto se pueden elegir las figuras más adecuadas así como los porcentajes de participación de cada una. Lo que sí es importante es que esta estrategia se diseñe a partir de los objetivos, necesidades y naturaleza del proyecto.

Eso fue un poco de lo que platicamos en el taller, además de otros temas como objetivos, metas, tablas de planes de acción, etc. Considero importante dentro de estos espacios de planeación estratégica hacer ejercicios de visualización a largo plazo, pensando en cómo vemos el proyecto a cinco y a diez años, porque pasa muy seguido con los proyectos que por resolver necesidades del día a día, dejamos de lado las acciones que nos pueden llevar a cumplir esa visión. Tenemos que tener cuidado de no dejar la finalidad del proyecto guardada en un cajón que no se vuelve a abrir.

Por eso es importante la planeación estratégica: para que no nos coma el día a día, para tener una idea de cómo llegar hasta donde queremos llegar y que ese sueño sea una realidad para el proyecto.

Además de las convocatorias que ofrecen subsidios y apoyos para los proyectos, es importante participar en estos espacios donde intercambiamos ideas con otras personas que están apostando por construir una ciudad mejor, además de que los proyectos están mutando constantemente porque los beneficiarios cambian todo el tiempo.  Hay que ser atentos exploradores de los aires de nuestro tiempo para proponer proyectos adecuados y no imponerlos. Este tipo de espacios de encuentro nos permiten volver a esas bases donde nos cuestionamos la pertinencia de nuestro proyecto.

Cuestionar en colectivo es necesario. El trabajo que hace Fondo Germina al detonar estos puntos de encuentro que apuestan por la construcción de conocimiento colectivo es sin duda una pieza fundamental en el ecosistema de proyectos sociales y culturales dentro del AMG. Les sugerimos estar atentos a lo que propone Fondo Germina, habrá otros talleres abordando diferentes temáticas a lo largo del año, la información la pueden encontrar siguiendo sus redes, recomendamos también estar atentos a los proyectos que se acercan a Fondo Germina, impulsados por personas que ya están trabajando en proponer cambios para mejorar la ciudad en la que vivimos.